Quienes Pueden Requerirla

El principio rector está dado por el propio Código Civil cuyos artículos 1006 Y 1007, disponen: “el escribano debe dar a las partes que lo pidiesen, copia autorizada de la escritura que hubiere otorgado”; y “siempre que se pidiesen otras copias por haberse perdido la primera, el escribano deberá darlas…”; En consecuencia la expedición solo se hace a pedido de una de las partes o de sus herederos como veremos más adelante y en caso de pérdida u otra situación análoga como ser robo, hurto, destrucción, inutilización, etc. En los supuestos de inmuebles en condominio, cualquiera de los titulares puede formular la solicitud. Cuando se trata de poderes o mandatos y el requerimiento proviene del mandatario, es necesario justificar que el mismo se encuentre subsistente (Con motivo de la eliminación del “Registro de Mandatos y Representaciones” solo se da, a solicitud del poderdante.).  En lo que refiere a testamentos, se debe justificar el deceso del disponente y el carácter de beneficiario por parte del solicitante. Los reglamentos de propiedad horizontal deberán ser peticionados por el administrador del consorcio o por alguno de los otorgantes del mismo.

 



Requisitos de la Solicitud

Nota dirigida al Director del Archivo de Protocolos Notariales, indicando con precisión la naturaleza jurídica del acto, fecha y escribano autorizante (como mínimo), asimismo deberá señalarse, carácter invocado (titular de dominio, heredero, etc.) y el motivo de la solicitud (pérdida, destrucción, etc.). Cuando en la escritura, cuya copia se solicita, algunas de las partes se hubiese obligado a dar o hacer alguna cosa, la segunda copia no podrá darse sin autorización expresa del juez (art. 1007 del C.C.), salvo que se pruebe con un informe registral. (Art. 45 ley 6435, copia de escritura o certificación notarial) que la mencionada obligación ha sido cancelada. Si el titular de dominio hubiese fallecido se debe acompañar copia de la declaratoria de herederos y si ésta no ha sido dictada, debe justificarse que el solicitante es heredero forzoso (art. 3410 C.C.), acompañando copia del acta de defunción, copia del acta de matrimonio o nacimiento en su caso o copia del la Libreta de Familia, con lo cual se considerará acreditado el vínculo. Si el interesado concurre personalmente, debe exhibir su documento de identidad al suscribir la solicitud. Si lo hace por interpósita persona, ésta debe estar facultada expresamente para realizar el trámite y la firma del solicitante, certificada por escribano o autoridad competente. Cuando el titular o parte del acto es una persona jurídica, la solicitud debe ser suscripta por quien detenta la representación legal y además justificarla, acompañando la documental pertinente. En este mismo supuesto, si el representante legal no concurre personalmente su firma debe ser autenticada y el funcionario certificante  debe consignar que ha tenido a la vista la documental que acredita la representación invocada. En todos los casos si la solicitud proviene de otra jurisdicción debe acreditarse la respectiva legalización.
 


Copia Simple

Se extiende a pedido de parte que justifique un interés legítimo. En este caso no existe restricción en el supuesto de obligaciones pendientes debido a que estas copias no tienen valor probatorio, salvo que su expedición haya sido ordenada judicialmente, sino meramente informativa.
 


Consulta de Tomos

Al respecto el art.7 del CONVENIO celebrado como consecuencia de la ley provincial n° 8940, establece: “Los protocolos existentes en el archivo pueden ser consultados solamente por abogados, escribanos y procuradores, funcionarios o magistrados judiciales, peritos designados por jueces, y personas que justificaran interés legitimo. Se exceptúa de este derecho la exhibición de escrituras que contengan actos de última voluntad, salvo que se justifique con la partida de defunción el deceso del disponente o testador, o exista autorización judicial para el examen de tales actos”.